Случаи и порядок проведения инвентаризации

Случаи и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация – процедура проверки соответствия фактического количества остатков их документальному отражению. Подвергаться инвентаризации может любой вид ценностей и средств, отраженных на балансе компании. Существуют периодические инвентаризационные мероприятия, являющиеся частью бухгалтерской деятельности организации и внеплановые, организуемые по инициативе руководства. Периодическая сверка может иметь различную частоту (квартал, полугодие, год), но в большинстве случаев проводится раз в 12 месяцев.


Главной задачей лица или группы лиц, проводящих вышеназванную процедуру, является – выявление недостачи и излишков по имуществу и ценностям являющимися объектами проверки. Важность инвентаризации неоспорима, так как вовремя выявленные несоответствия, позволят избежать дополнительных расходов и проблем с контролирующими органами.

Назначение инвентаризации

Назначение инвентаризации
Знакомясь ближе с делопроизводством, начинающие бизнесмены задаются вопросом о необходимости и предназначении инвентаризации. Назначением данной процедуры является выявление расхождений, данных отраженных в учетной документации с фактически имеющимся количеством проверяемых средств, ценностей или имущества. В процессе инвентаризации можно выявить не только ошибки учета, но и причины их вызвавшие, среди которых могут быть:

  • халатность или преступные действия персонала, допустившего утрату имущества, хищение ценностей или обман покупателей путем подмены или обвеса;
  • естественные причины, в том числе усушка и испарение;
  • нарушение правил хранения и транспортировки отдельных видов продукции;
  • бухгалтерские и логистические ошибки;
  • неверная фиксация складским или кассовым работником и др.

Периодические проверки позволяют исключить или существенно снизить объем аккумуляции ошибок, тем самым повышая результативность бизнеса и его прибыльность.

Функциональное значение инвентаризации

Функциональное значение инвентаризации
Для детального изучения затрагиваемой сферы, при проверке используется определенный набор функций, в частности:

  • оценка степени соответствия реальных условий хранения продукции, сырья или товара, тем условиям, что требуются по установленным стандартам;
  • мониторинг бухгалтерской компетенции и соответствия ответственного персонала требованиям к занимаемым ими должностям;
  • проверка состояния складской документации и правил приемки-выдачи товара;
  • изучение качества работы линейного персонала и местной администрации.

Использование соответствующих методик позволяет выявить факты злоупотреблений и халатного отношения к вверенным ценностям. Также, функциональные методы позволяют оценить компетентность наемного персонала из числа линейных и административных единиц. Данные аспекты безусловно являются важными для любого предприятия и руководства, стремящегося к повышению рентабельности и сокращению издержек.

В каких случаях инвентаризация является обязательной?

В каких случаях инвентаризация является обязательной
Предприятия, занятые в отдельных отраслях обязуются проводить регулярные сверки на законодательном уровне. Сведения о том, когда инвентаризация обязательна, можно найти в специально разработанном и утверждённом Минфином методическом пособии (приказ МФ №49), а также в Федеральном Законе №402, касающимся бухгалтерского учета.

Существуют и иные обстоятельства, требующие проведения инвентаризации в обязательном порядке, к ним можно отнести:

  • перед проведением операций с ценностями и активами компании, например, реализации, сдаче в аренду или смене собственника;
  • при реорганизации, ликвидации и смене юридического статуса компании;
  • при подготовке к отчетному периоду и формировании обязательной документации;
  • в случаях смены ответственных лиц (кладовщик, бухгалтер и т.д.);
  • после наступления обстоятельств, ставших причиной порчи или утраты имущества (ценностей, сырья).

Годовая бухгалтерская отчетность является одним из основных поводов проведения плановой (обязательной) инвентаризации. Данная проверка необходима как по закону РФ, так и с точки зрения здравого смысла. Экономическая целесообразность годовой сверки однозначна и не вызывает сомнений – декларирование доходов, без учета издержек по результатам инвентаризации, является грубым нарушением и может привести к санкциям в отношении руководства.

В конце года проходят документальные проверки, сверки складских остатков и балансовых ценностей. Основные средства, согласно закону, должны проверяться не реже одного раза в год. Каждому руководителю требуется перечень обязательных проверок, с указанием дат их проведения. Право руководителя организации или владельца бизнеса, на инициацию внеплановых проверок, закреплено законом и не регламентируется в плане периодичности и частоты. То есть, при возникновении определенных сомнений, первое лицо компании может объявить о необходимости проведения инвентаризации любого типа.

Установление порядка проверки

Установление порядка проверки
Основополагающие элементы инвентаризации представлены в официальных документах, в частности Методической рекомендации, но в целом, процесс регулируется на местном уровне и координируется непосредственным руководителем. Правила проведения проверок должны отражаться в уставных документах предприятия. Руководитель компании, определяет основные моменты, важные для каждой ситуации, в том числе:

  • периодичность и частоту инвентаризации;
  • длительность мероприятия;
  • состав комиссии и ответственные лица;
  • актив, на который направлена проверка;
  • форма отчета по результатам проверки.

Данные детали прорабатываются и фиксируются документально в уставных бумагах организации. Следует отметить, что при изменении должностного распределения, необходимо провести всестороннюю проверку, для исключения появления необоснованных задолженностей у вновь устроенного на должность материально ответственного сотрудника.

Сферы проверки

Под инвентаризационные мероприятия могут подпадать различные объекты: имущество, материалы и сырье, финансы и прочее. В оценке участвуют как физические активы и их стоимость, так и обязательства, данные головным предприятием или одним из элементов филиальной сети. В проверке могут участвовать:

  • ценные бумаги;
  • денежные средства, отраженные в кассовой ведомости и размещенные на банковских депозитах;
  • БСО;
  • товарные запасы;
  • расчетные обязательства;
  • кредитные средства;
  • интеллектуальная собственность и т.д.

Для каждого из подотчетных активов избирается подходящий метод проверки.

Когда нужна обязательная инвентаризация материалов?

При появлении прямых или косвенных свидетельств злоупотребления сотрудниками своими обязанностями, либо при некомпетентном или непрофессиональном их поведении, приводящим к росту расходов, требуется проведение проверки. Анализируется состояние совокупности ценностей, в том числе счета компании не относящиеся к балансовым ведомостям. Последние не являются собственностью компании, но участвуют в делопроизводстве по партнерским или арендным договорам.


Инвентаризация как процесс представлена определенной последовательностью действий. Среди основных этапов имущественной проверки можно отметить:

  • разрабатывается и утверждается бумага, определяющая необходимость проведения проверки, как правило это приказ, подписываемый руководителем;
  • организуется комиссия из беспристрастных сотрудников компании, чьи интересы не затрагивают возможные результаты проверки;
  • оговариваются максимальные сроки проверки;
  • определяется направление и сферы проверки;
  • собираются документальные свидетельства согласия материально ответственных лиц;
  • создается реестр (опись) ценностей, требующих проверки, копию получает каждый из мат. ответственных сотрудников;
  • осуществляется проверка по описям. При необходимости используются необходимые измерительные приборы;
  • происходит сверка фактически обнаруженного количества проверяемых ценностей с количеством по данным наименованиям, отраженным в бухгалтерской документации;
  • составляются завершенные ведомости, по которым возможно обнаружить причины несоответствий.

На последнем этапе – оформлении результатов, ответственное лицо в присутствии членов комиссии, составляет акт, с которым ознакомляются и подтверждают подписями согласие, все участники процесса проверки.

При выявлении недостачи или излишков, организуется внутреннее расследования причин их появления. При обнаружении виновника, из числа материально ответственных сотрудников, избирается мера наказания. В зависимости от степени тяжести и величины ущерба, виновник может понести дисциплинарную, административную и даже уголовную ответственность. Отчет по инвентаризации обязателен. Он должен быть сформирован и утвержден до наступления отчетного периода и периода формирования налоговой декларации.

Как составить отчет инвентаризации?

Как составить отчет инвентаризации
В отчет опубликованный по результатам проверки необходимо включить следующие пункты:

  1. Дату и срок проведения.
  2. Данные лиц входящих в комиссию;
  3. Проверяемые сферы организации;
  4. Что выявлено (с описанием недостатков).
  5. Подписи об ознакомлении и согласии.

Перечисленные пункты обязательны для отчета по любому виду инвентаризации, будь она очередная или внеочередная. Основным документом, инициирующим проведение проверки, является приказ руководителя.

Компетенция, состав и обязанности комиссии по инвентаризации

Из числа сотрудников организации, не имеющих заинтересованности в результатах проверки (сотрудники другого отдела или филиала), создается комиссия. В обязанности создаваемой группы входит:

  • разработка и проведение мероприятий, снижающих вероятность противоправных действий и халатности в коллективе;
  • разрешение споров касающихся сохранности ценностей;
  • проверка и контроль соблюдения норм при составлении основных документов организации;
  • участие в инвентаризационных мероприятиях, инициированных по приказу руководителя;
  • ведение или участие в расследованиях, касающихся причин образовавшихся проблем и выявления их виновника.

Некоторые предприятия преобразуют такие комиссионные группы в отдельный функциональный орган, занимающийся исключительно контролем и обучением сотрудников.

Кто может входит в комиссионную группу по инвентаризации?

Для получения более точных и непредвзятых результатов, комиссия создается исключительно из высококвалифицированного персонала, в число которого входят сотрудники:

  • аудиторского отдела;
  • бухгалтерии;
  • отдела кадров и т.д.

Обязательно присутствие одного из представителей среднего или высшего менеджмента. При сомнениях в честности членов коллектива, входящих в группу, допустимо привлекать независимых аудиторов.

При небольшом объеме работ, справиться с инвентаризацией могут члены ревизионного отдела, при наличие такого на предприятии. Результаты проверки не признаются легитимными при отсутствии даже единственного члена комиссии, если имеется уважительная причина, проверка может быть перенесена или выбран новый член комиссии. При неявке без уважительной причины, сотрудник может получить взыскание.

В том случае, если руководство сознательно отказывается проводить инвентаризацию, никаких санкций со стороны закона не последует. Единственным органом, который может отреагировать в данном случае, является ФНС, способная наложить штраф или арест, при выявлении серьезных ошибок в документах бухгалтерии.

Рекомендации по проведению инвентаризации

Рекомендации по проведению инвентаризации
С целью сокращения издержек и различных рисков, специалисты рекомендуют регулярно проводить проверки. Также, эксперты дают ряд других рекомендаций, среди которых:

  • регистрировать в журнале приказ, издаваемый руководителем. Рекомендуется делать это за 10 дней до начала процесса инвентаризации;
  • при отсутствии возможности содержать постоянный инвентаризационный орган или отдел, допустимо делегировать полномочия определенным сотрудникам и периодически созывать комиссию. В данном случае речь идет о временном органе, самоорганизующимся при возникновении производственной необходимости;
  • все без исключения члены созданной комиссии должны принимать активное участие в проверке, при отказе от выполнения обязанностей или халатном к ним отношении, сотрудник может быть признан недействительным и исключен из членов комиссии, с последующим дисциплинарным взысканием;
  • участвовать в проверке могут только лица, подписавшие договор о материальной ответственности;
  • процесс инвентаризации должен проходить без помех и длительных перерывов. Создание комфортных условий работы, обязанность руководства, инициировавшего проверку.

Часто, проверка занимает долгое время, особенно это актуально для крупных компаний с огромными складами и большим запасом ценностей. Сроки проведения мероприятия определяются до его начала. Периодичность зависит от типа исследуемого объекта: крупные склады рекомендуется проверять раз в год, для магазинов оптимально двухразовая проверка. В среднем, проведение проверки занимает до трех суток, при больших исследуемых объемах, инвентаризация может занимать несколько недель.

Итоги

Инвентаризацию можно считать обязательной процедурой, предполагающей обнаружение недостатков и изучение причин их появления. К недостаткам можно отнести балансовые разницы, недостачу на складе, излишки, ошибки в финансовых документа и прочее. Прямых санкций за срыв или не проведение инвентаризации, закон РФ не предусматривает. Но при обнаружении ошибок, в период налоговых проверок, организация может выплатить крупные штрафы, избавить от которых и призвана периодическая инвентаризация.


Комментарии 1

Все случаи инвентаризации, в которых приходилось участвовать - сущий ад...