Оптимизация работы с документами

Оптимизация работы с документами

Каждый человек рано или поздно может сталкиваться с проблемой необходимого документа на рабочем столе. Вы можете искать его длительное время среди гор бумаг, которые уже не представляют для вас ни малейшей ценности. Вы можете регулярно проделывать зачистку ненужного хлама, но бумага все равно будет скапливаться в значительных количествах.


По статистике, деятельность управленцев, связанная с бумагами, занимает примерно половину рабочего времени. Теоретически, если грамотно организовать работу с бумагами, то можно значительно повысить производительность труда. Появится значительное количество свободного времени и полностью исчезнет необходимость задерживаться после работы и брать часть работы на дом. Оптимизация бумажных документов должна проходить с рабочего места.

документы на рабочем столеВ большинстве компаний, шкафы с документацией располагаются в разных частях комнаты. Здесь не понятно, что является более полезным: хранение информации в шкафах или захламление рабочего места. Если ваша деятельность связана с документацией, то вы можете поставить шкаф рядом с рабочим местом.

Для обеспечения удобства хранения информации, вы можете поставить у себя в офисе шкаф с глубокими ящиками, по типу банковских. Документы будут располагаться в них вертикальным методом. Подобная схема имеет широкое распространение в западных компаниях.

Для удобства работы с документацией, очень удобны настенные карманы. Секретари, к примеру, используют их для хранения входящей и исходящей информации. Бухгалтера, в свою очередь, используют их для хранения актов поставок и приобретений. В каждом офис должен присутствовать держатель журналов. Он поможет вам сэкономить место и время на поиски необходимой информации. Далее стоит перейти к систематизации документов.

Оставшиеся документы можно разместить в специальных папках. Обязательным условием данного мероприятия является присваивание имен для данных папок. Важно, чтобы название соответствовало функциям документов, которые расположены в папках.

Многие консультанты по оптимизации рабочих мест, настоятельно рекомендуют провести сортировку папок по категориям. Для простоты данного процесса могут использоваться папки разных цветов, к примеру: для маркетинга – красные, а для бухгалтерии – зеленые. Данная методика позволит вашим сотрудникам оперативно разыскивать информацию, которая их интересует.

документы на рабочем столеВсегда существует вероятность, что у вас останутся документы, которые будут располагаться на столах ваших сотрудников. В данном случае, необходимо классифицировать данные документы и поместить их в архив. После того, как вы разместили все папки с документами по папкам, вы можете приступить к их размещению на стеллажах. Перед этим, необходимо составить список папок с информацией их содержания. На данной стадии процесс оптимизации бумаг считается завершенным. Несмотря на это, вам стоит выработать единую структуру работы с документами для вашего персонала.

Одной из наиболее популярных методик, является метод «одного касания». Он заключается в том, что при попадании документа к вам в руки, вы должны четко принять решение, что с ним делать. К примеру, если данный документ требует короткого ответа или обратной связи – то вы должны сразу ответить на него.

Перед тем, как перейти к структурированию документации на рабочем компьютере, необходимо проводить регулярную ревизию документов. Если документ устарел, то от него стоит избавляться без капли сомнения. После структурирования бумажной документации, самое время перейти к созданию порядка в компьютере.

Благодаря тому, что компьютер способен вместить в себе значительное количество документов и информации, то потребность в удалении ненужной информации возникает лишь тогда, когда объем памяти полностью заполнен. Для начала стоит отобрать все документы, возраст которых превышает 1 год. Идеальным решением для них может стать запись на отдельный диск и удаление из памяти устройства. Далее следует переименовать все файлы по дате их актуальности, от настоящего к прошлому.

При просмотре информации, вы должны четко отвечать для себя на вопрос: действительно ли данная информация представляет ценность для компании? Без лишних мыслей, стоит удалять все черновики и дубликаты документов.

Идеальным решением будет переименовать файлы по именам содержания их информации. Все документы должны быть размещены по отдельным папкам: факсы, маркетинг, закупки и др. Отдельным является не только структурирование папок по разделам, но и создание подразделов. В название папок необходимо вносить дату создания файла. Это избавит вас от траты времени на поиски необходимой документации. Если вы решили размещать все папки на рабочем столе, то вы должны создать для них максимально яркие иконки. Это не только ускорит процесс поиска, но и поднимет вам настроение.




Комментарии 3

Osoduz /
Думаю, что лет десять и обыкновенных документов практически не останется. Все будет в электронном виде.
Velga /
От ненужных бумаг лучше избавляться сразу, поскольку времени на просмотр потом точно не найдется. Если на каком-то листочке и есть важная заметка, тогда стоит переписать ее в блокнот, а бумажку выкинуть.
Так есть ведь целая наука - документооборот и делопроизводство. И просто надо использовать эти наработки.